Katalogi centralne i rozproszone

Przed przystąpieniem do komputeryzacji całości biblioteki lub wielu bibliotek, trzeba ustalić sposób tworzenia katalogu; czy będzie to jeden wspólny katalog centralny, czy też każda z bibliotek będzie tworzyć własny katalog. Użyteczność katalogu centralnego z punktu widzenia czytelnika korzystającego głównie z lokalnej filii lub biblioteki jest dyskusyjna. Katalog centralny ma jednak liczne zalety: pozwala na stosowanie zarówno centralnego opracowania zbiorów (w odniesieniu do opracowania bieżącego, szczególnie związanego z zakupem centralnym), jak i opracowania prowadzonego w filiach (w zakresie retrokonwersji zbiorów). Niezależnie od miejsca tworzenia opisów formalnych, w łatwy sposób można zapewnić bardzo spójne opracowanie przedmiotowe, najlepiej poprzez pozostawienie tego opracowania jednemu wyspecjalizowanemu zespołowi.

Katalog centralny nie jest jednak jedynym możliwym rozwiązaniem. Równie dobre efekty z punktu widzenia potrzeb czytelników można osiągnąć budując odrębne katalogi poszczególnych filii oraz bibliotek. Zachowanie jednolitości opracowania jest w tym przypadku znacznie trudniejsze, z drugiej jednak strony autonomia w zakresie komputeryzacji może posiadać spore zalety organizacyjne. Można znaleźć wiele innych argumentów przemawiających za i przeciw poszczególnym rozwiązaniom. Oferta firmy MOL kierowana do bibliotek, zawiera systemy pozwalające na wdrażanie różnych modeli komputeryzacji, zgodnie z potrzebami i wyborem poszczególnych bibliotek.

Katalog centralny

Do budowy katalogu centralnego obejmującego dowolną liczbę filii służy system Patron. System ten pracuje z jedną bazą danych. Podstawową zasadą jest tworzenie jednego opisu bibliograficznego dla danego tytułu, uzupełnionego o informacje dotyczące zasobów wszystkich filii czy też bibliotek. Unikanie tworzenia dubletów opisów bibliograficznych powinno być szczególną troską osób odpowiedzialnych za tworzenie bazy. Im mniej dubletów, tym bardziej "centralny" katalog. Naturalną rzeczą w katalogu centralnym jest jednolita kartoteka wzorcowych haseł przedmiotowych, pozwalająca na tworzenie spójnego katalogu przedmiotowego.

Katalog centralny nie musi jednak oznaczać stosowania wyłącznie scentralizowanego opracowania. Możliwe są różne warianty organizacji katalogowania zbiorów:

Jeżeli biblioteka stosuje centralny zakup nowości dla wszystkich filii, naturalne jest stosowanie opracowania centralnego tych nowości. Katalogowaniem nowości zajmuje się wtedy dział opracowania placówki centralnej, wykonując opisy zawierające pełne informacje o zasobach przydzielanych poszczególnym filiom. Filie otrzymują w pełni opracowane pozycje, gotowe do natychmiastowego włączenia do zbiorów
Indywidualne nabytki filii (np. dary lub zakupy z funduszy samorządów lokalnych) mogą być zarówno opracowywane siłami własnej filii, bądź przesyłane do opracowania w placówce centralnej. To drugie rozwiązanie wydłuża drogę książki i generuje koszty transportu, pozwala jednak na skupienie całości opracowania bieżącego w placówce centralnej, co sprzyja jednolitości katalogu
Retrokonwersja katalogów musi być przeprowadzana w filiach, nie można zatem uniknąć rozproszonego tworzenia opisów trafiających do bazy centralnej. Można jednak wdrożyć rozmaite mechanizmy organizacyjne służące jednolitości opracowania:
- filie tworzą wyłącznie opisy formalne, całość opracowania przedmiotowego spoczywa w rękach zespołu pracującego w placówce centralnej
- filie tworzą pełne opisy bibliograficzne, możliwe jest jednak umieszczanie haseł przedmiotowych pochodzących wyłącznie z kartoteki centralnej, której tworzenie i modyfikacja pozostaje w wyłącznej gestii centrali, dopuścić można tworzenie na filiach rozwiniętych haseł przedmiotowych na podstawie tematów zawartych w kartotece
- Najskuteczniejszym sposobem zapewniającym jednolitość opracowania zbiorów jest dążenie do maksymalnego ograniczenia konieczności tworzenia opisów w filiach, jednym ze sposobów jest przeprowadzenie pełnej retrokonwersji katalogu najpierw w placówce centralnej i późniejsze rozpoczęcie retrokonwersji katalogów filialnych. W efekcie w większości przypadków filie będą tylko dopisywać swoje zasoby do istniejących już opisów. Jednoltość opracowania sprzyja też korzystanie z bazy Biblioteki Narodowej, najlepiej poprzez wbudowany do systemu Patron protokół Z39.50.

Katalog centralny jest doskonałym narzędziem wyszukiwawczym, dającym informacje o stanie posiadania wszystkich placówek. Ponieważ jednak najczęściej czytelnicy są wyłącznie katalogiem lokalnym system OPAC programu Patron umożliwia również selektywne przeszukiwanie katalogów poszczególnych filii.

Moduł wypożyczeń systemu bibliotecznego Patron buduje odrębne dla każdej filii kartoteki czytelników, odrębnie prowadzona jest też statystyka każdej filii czy biblioteki, z jednoczesną możliwością utworzenia zestawień statystycznych obejmujących wszystkie filie, dla potrzeb sprawozdawczości centralnej.

Warunkiem sprawnego funkcjonowania rozległej sieci bibliotek pracujących z jednym katalogiem centralnym jest dobra jakość i niezawodność łączy internetowych wszystkich filii czy bibliotek.

Katalog rozproszony

Do katalogowania rozproszonego polecamy oprogramowanie Libra 2000, instalowane odrębnie w każdej bibliotece czy filii. System ten posiada kilka cech szczególnie istotnych w zastosowaniach do niewielkich sieci lokalnych:

Libra 2000 zawiera wbudowany, profesjonalny system zarządzania bazą danych SQL, instalowany automatycznie i nie wymagający konfiguracji. System SQL jest bezpłatny w zakresie 5 licencji dostępu, co jest wystarczające w bibliotekach posiadających niewielką obsługę kadrową
Instalacja zarówno serwera jak i stacji roboczych jest przeprowadzana automatycznie. Dzięki wprowadzaniu domyślnych ustawień parametrów dostosowanych do potrzeb typowych bibliotek, program Libra 2000 jest gotowy do pracy bezpośrednio po zainstalowaniu
Wszystkie funkcje programu są zawarte w jednej zintegrowanej aplikacji
Libra 2000 zawiera wbudowane niezbędne funkcje administracyjne, takie jak tworzenie kopii archiwizacyjnych, czy zarządzanie funkcjonowaniem modułu internetowego Libra www

Powyższe cechy zmniejszają w istotny sposób koszty administrowania i konserwacji systemu w bibliotekach. Takie czynności jak aktualizacja oprogramowania, importowanie danych bibliograficznych, ustawienie parametrów pracy, czy regularne archiwizowanie danych może być wykonywane przez nauczycieli bibliotekarzy.

MOL sp. z o.o., ul. Popiela 26, 81-547 Gdynia; tel: 58 669 80 90, fax: 58 669 80 91; e-mail: